21 Квітень 2011 Євген Нєдєлін переглядів:

Основні правила ділового листа , Що лежать в основі цивілізованої ділової переписки я оформила у вигляді рад.

Отже, ось вони:

12 порад для того щоб офіційна ділове листування була цивілізованою, мала правильне оформлення

1. Використовуйте в листі вітання та персональне звернення до адресата.

Винятком є ​​тільки дуже швидкий в часі варіант листування (питання-відповідь), який нагадує спілкування в форматі ISQ. Персональне звернення наділяє лист індивідуальної спрямованістю, підвищує «включеність» Вашого адресата в предмет листування.

2. Заповнюйте поле «Тема листа» адекватно його змістом.

Формулювання теми повинна точно відображати предмет листування. Поле «Тема» - це перше, що бачить адресат, отримавши Ваш лист. Використовуйте цей факт і відразу налаштуйте адресата на Вашу тему.

3. При відсутності на робочому місці / в мережі встановіть функцію «Авто відповідь». У коментарях повідомте потенційного адресата додаткові координати для звернення і вирішення його питання (якщо питання терміновий), а також дату свого повернення.

4. Повідомляйте адресату про отримання його листи.

У діловому світі вважається хорошим тоном проявляти повагу до партнерів і колег: інформування про отримання листа - частина письмового ділового етикету.

5. Відповідайте по можливості оперативно (тому що електронна пошта - засіб оперативного спілкування). Якщо з якихось причин відразу відповісти не вдається - повідомте адресату, що Ви отримали його лист і тут же вкажіть час подальшого відповіді.

Пам'ятайте: психологічно критична часова межа відповіді - 48 годин після його отримання. Після закінчення 48 годин (якщо не встановлена ​​функція автовідповідача) адресат починає думати, що лист втрачено або залишено без уваги.

Затримка з відповіддю - це завжди ризик втратити клієнта, змусити хвилюватися партнера і просто порушення ділових етичних норм.

6. Розширюйте список адресатів листа і формуйте цей список в залежності від питання, що вирішується.

Якщо в рішенні питання задіяно кілька адресатів - пишіть адреси всіх задіяних в поле «Кому». Цим можна скоротити час листування і забезпечити всім особам доставку однакової інформації.

7. В кінці кожного листа обов'язково пишіть блок контактної інформації.

Не допускайте випадків, коли Ваші телефони і посаду вказані тільки в першому листі.

8. Використовуйте функцію запиту про отримання листа адресатом.

За допомогою цього прийому Ви позбудетеся від необхідності здогадуватися: чи дійшло Ваш лист? Прочитано воно?

9. При відповіді на лист клієнта / партнера зберігайте історію листування. Не починайте відповідь як нове повідомлення!

10. У разі якщо в вирішення питання клієнта / партнера задіяні Ваші колеги використовуйте функцію пересилання листа з метою: інформувати про стан / статусі спільно питання, що вирішується; отримати кваліфіковану пораду / допомога; нагадати про встановлені терміни, зобов'язання та ін.

11. При пересиланні листування пам'ятайте про важливість збереження контексту по вирішується питання: зберігайте історію листування. Але! (Читайте наступний пункт)

12. При пересиланні листів приділяйте увагу аспектам конфіденційності і субординації. Видаляйте з історії листування моменти, однозначно не призначені для прочитання третіми особами.

Маю велику надію, щоб ці прості правила ділового листа (правила ділового листування) допоможуть зробити процес листування, складання будь-яких видів ділових листів цивілізованим, максимально комфортним і результативним!

Тамара Воротинцева

Буду рада вас бачити на моєму тренінгу E-mail листування в бізнесі.

Інші статті по темі «Ділова переписка. Діловий лист":

1. Написання ділового листа
2. Правила ділового листа
3. 7 критичних помилок при відповіді на лист-агресію
4. Як відповісти на агресивну лист клієнта
5. Етикет ділового листування. Про хороше враження
6. Вимоги до листа. Про час відповіді на лист
7. Правила ведення ділової переписки. Про 'хитрощі' фіналу листи
8. Складання ділового листа. Звернення і вітання
9. Особливості ділового листа. Голковколювання та діловий лист
10. Особливості ділового листування. Поклич мене тихо по імені
11. Правила електронної ділової переписки Про темі листа
12. Ділова е-mail листування. Трохи про стандарти
13. Прості правила російської мови
14. Як скласти ефективне лист для e-mail розсилки
15. Етика електронної ділової переписки
16. Як грамотно написати лист-відмова
17. Бізнес лист або Як написати лист партнеру по бізнесу
18. Етика ділового спілкування в електронному листуванні
19. Імідж ділової людини в електронній діловому листуванні
20. Продає лист або «Фішки переконливості»
21. Комерційна пропозиція. Як скласти комерційну пропозицію

Зверніть увагу на наші тренінгові програми по діловому листуванні:

E-mail листування в бізнесі. Керуйте діловими відносинами

Ділова е-mail листування з партнерами. Непрості ситуації (просунутий рівень)

Ділове листування. Імідж і ділові інтереси

Рейтинг публікації:

Поділитися в соціальних мережах: