1. Що потрібно знати
2. визначення
3. Яка її роль
4. Нормативна база
5. Як оформити титульний лист трудової книжки (зразок заповнення)
6. В яких випадках зводиться
7. Порядок заповнення титульної сторінки
8. При необхідності внесення змін
9. приклад документа

Урок № 1. Заводимо трудову книжку нового співробітника

Світлана Нікуліна
експерт журналу «Кадрове справа»

У статті читайте:

· В який термін потрібно оформити трудову книжку особі, вперше надійшов на роботу

· Яким чином заповнюється титульний аркуш трудової книжки

· Як внести до трудової книжки запис про прийом на роботу

Дубльована книга. У разі крадіжки, втрати або знищення робочої карти останній блок, на який працював або працював працівник, зобов'язаний випустити дублікат робочої карти протягом 15 календарних днів з моменту його отримання. Якщо остання одиниця була піддана реорганізації або ліквідації, дублікат видається її правонаступником або органами місцевого публічного управління. Дублікат робочої карти повинен бути заповнений так само, як і оригінальна книга, першою сторінкою якої є запис «дублікат» із зазначенням номера та серії оригінальної книги.

Якщо компанія приймає на основну роботу співробітника, який раніше ніде не працював, потрібно завести йому трудову книжку. Вести трудові на працівників повинні роботодавці - організації та індивідуальні підприємці 1. При цьому важливо правильно оформити титульний лист трудової книжки, а також внести запис про прийом в розділ «Відомості про роботу».

Підписки про роботу, стимулах і винагороди виконуються останнім підрозділом на підставі раніше випущених замовлень. Якщо працівник працював до приєднання до відповідного підрозділу, в двох примірниках в розділі «Дані, пов'язані з роботою», робиться запис про загальну старій роботі, завершеною і підтвердженої документами. Загальна тривалість обслуговування підсумовується, вказуючи загальна кількість років, місяців, днів роботи без роботи одиниці, періоду часу і функції. Після введення цих даних, підтверджених актами, в двох примірниках вводяться дані про конкретні періоди роботи.

У якому порядку оформляється трудова книжка

Роботодавець повинен оформити трудову книжку не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Зробити це потрібно в присутності працівника (п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225, далі - Правила ведення і зберігання трудових книжок). Оскільки трудові книжки потрібно вести на співробітників, які пропрацювали понад п'ять днів, можна оформити її новачкові після закінчення цього періоду (п. 3 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

Якщо подані документи не містять повних даних про всі попередні періоди роботи, то тільки дані, що містяться в цих документах, повинні бути введені в двох примірниках. У разі погіршення робочої карти останній блок видає співробітнику дублікат, на першій сторінці пошкодженої книги робиться запис: «Був випущений дублікат» із зазначенням номера та серії дублікатів. Пошкоджена робоча картка повертається держателю. У разі працевлаштування на іншій роботі працівник зобов'язаний подати дублікат робочої картки.

Витрати на оплату робочої книги. При підготовці робочої карти роботодавець збирає у співробітника еквівалентну вартість. Якщо робоча карта заповнена неправильно або пошкоджена через незначну зберігання на пристрої, оплата за нову карту оплачується пристроєм. Якщо книга була втрачена через несправність пристрою, держателю видається дублікат без його еквівалента.

Роботодавець має право придбавати бланки трудової книжки тільки за договором з офіційними розповсюджувачами (п. 3, 4 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 22 грудня 2003 № 117н). Приймати бланк, принесений самим працівником, заборонено.

При цьому роботодавець може зажадати від співробітника відшкодувати вартість бланка трудової книжки (п. 47 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Для цього попросіть працівника написати заяву про її оформленні, так як інакше роботодавець не зможе утримати грошові кошти із зарплати співробітника (ст. 137 ТК РФ).

Збереження і зберігання книг. Регістр завершується бухгалтерським обліком підрозділу. Книга обліку руху книг заповнюється особистим чи іншим підрозділом підрозділу, що займається розробкою документів про працевлаштування і звільнення співробітників. Цей реєстр відображає поширення всіх книг, отриманих від співробітників по їх працевлаштування, а також книги, видані співробітникам відповідного підрозділу. Після отримання дозволу на роботу в зв'язку з випуском працівник повинен підписати свою особисту запис і запис тиражу книг.

Записи в трудову книжку потрібно вносити акуратно, пір'яний, кульковою або гелевою ручкою, световодостойкімі чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Записи дат у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (п. 1.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69, далі - Інструкція щодо заповнення трудових книжок). Якщо ви допустили помилку, оформляючи першу трудову книжку працівнику, знищіть зіпсований бланк і заповніть новий (п. 42 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

Реєстраційна книга реєстраційних книг і робочих книг повинна бути пронумерована, скручена і сертифікована підписи водія та штампа пристрою. Форми книг зберігаються в бухгалтерії підрозділу як строго друковані записи і видаються на прохання особи, відповідальної за заповнення книг. Картка роботи або її дублікат, який не був випущений співробітником, зберігається протягом 2 років в персональному обслуговуванні підрозділу, окремо від робочих книг працюючих співробітників. Наступні незатребуваної книги зберігаються в архіві юніта протягом 50 років, і після закінчення цього періоду можуть бути знищені в установленому порядку.

Як заповнити титульний лист трудової книжки

Титульний аркуш (зразок нижче) заповніть на підставі документів, поданих працівником при працевлаштуванні (ст. 65 ТК РФ). Вам знадобляться (п. 9 Правил ведення і зберігання трудових книжок):

- паспорт співробітника або інший документ, що засвідчує особу;
- документ про освіту, кваліфікацію (атестат, диплом).

Прізвище, ім'я та по батькові (1) працівника вказуються повністю на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. До таких документів в даному випадку відносяться військовий квиток, закордонний паспорт, водійські права і ін. Не допускаються скорочення або заміна імені та по батькові ініціалами ().

Дата народження (2) співробітника записується повністю (число, місяць, рік), арабськими цифрами на підставі документа, що посвідчує особу (п. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

Запис про освіту (3) вноситься згідно з документом про освіту або його нотаріально засвідченої копії. У трудовій книжці зазначається рівень освіти (таблиця нижче). З 1 вересня 2013 року в Росії встановлено нові рівні загального і професійної освіти (Ч. 4, 5 ст. 10 федерального закону від 29 грудня 2012 року № 273-ФЗ, далі - Закон № 273-ФЗ). Однак до Правил ведення і зберігання трудових книжок та Інструкцію щодо заповнення трудових книжок зміни внесені не були. Заповнюючи титульний лист трудової книжки, керуйтеся Законом № 273-ФЗ. Наприклад, співробітник представив диплом бакалавра. В цьому випадку можуть виникнути сумніви, зробити запис «вища - бакалавр» або просто «вища». У зв'язку з відсутністю офіційних роз'яснень з даного питання рекомендуємо вказувати рівень освіти - «вища».

Рівні освіти (ч. 4, 5 ст. 10 Закону № 273-ФЗ)

Раніше була можливість внести в рядок «Освіта» запис про незакінченому освіті відповідного рівня (наприклад, «незакінчена вища»). Для цього співробітник представляв завірений документ з освітнього закладу: диплом про неповну вищу освіту , Студентський квиток, залікову книжку, академічну довідку і т. П. (П. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

Однак з 1 вересня 2013 року такий рівень освіти, як вища, відсутня. З цього моменту в трудову книжку можна вносити тільки записи про закінчені рівнях освіти (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закону № 273-ФЗ). Якщо працівник не має професійної освіти, внесіть в трудову книжку запис про повну загальну середню загальну освіту , Підтвердженому атестатом.

Професія або спеціальність працівника (4) вказуються на підставі документа про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (п. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок). Так, якщо у працівника диплом бакалавра або магістра, рекомендуємо заповнювати рядок «Професія, спеціальність» в точній відповідності з формулюванням диплома. На титульному аркуші вкажіть саме напрям підготовки, наприклад, «юриспруденція», «інженерна справа» і т. П. Слова «бакалавр» або «магістр» при цьому вказувати не слід.

Дата заповнення (5) - це день, коли співробітнику заведена трудова книжка (). Незважаючи на те що дати в трудовій книжці, за загальним правилом, вказуються цифрами, ця дата оформляється словесно-цифровим способом. Бланк трудової книжки має на увазі саме такий варіант. Число і рік пишуться цифрами, а місяць - словом. Однак якщо ви вказали місяць цифрами, це не помилка, виправляти не потрібно.

Дайте співробітнику перевірити внесені відомості. Якщо все правильно, нехай власник книжки (працівник) підтвердить це своїм підписом. Кадровик як особа, відповідальна за ведення трудової книжки, також повинен розписатися. підпис кадрового працівника повинна бути вказана розбірливо, тому рекомендується написати прізвище повністю. Потім поставте на титульному аркуші печатка організації або кадрової служби (П. 2.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

У трудовій книжці відбивається майже все життя людини - де, ким, і скільки років він працював, яких професійних висот і значних успіхів у кар'єрі йому вдалося досягти.

Цей документ часом важливіше паспорта. Тому що записи в трудовій книжці (ТРК) при працевлаштуванні визначають стаж, рівень заробітної плати, вислугу років та інші виплати з боку роботодавця, а в пенсійному віці - розмір пенсії, допомог, компенсацій та пільг.

Змусити роботодавця своєчасно та в повному обсязі виплачувати заробітну плату , Виконувати інші свої важливі зобов'язання по відношенню до працівника, паспорт, на жаль, не може.

Трудова книжка є захистом сьогодення і майбутнього кожного трудящого людини.

Що потрібно знати

При працевлаштуванні в ТРК кожного працівника вносяться відповідні відомості про. Документ зберігається у роботодавця.

При звільненні працівника роботодавець зобов'язаний вказати в документі підстави для припинення.

Для працівника, який не має ТРК, роботодавець зобов'язаний її завести не пізніше ніж через 5 робочих днів.

Підставою для її оформлення, повинно бути, письмова заява працівника із зазначенням причин відсутності ТРК. Заповнюється документ у присутності заявника.

При звільненні громадян роботодавці повинні видавати ТРК з відповідними формулюваннями і посиланнями на нормативні акти . Видача документа здійснюється в останній робочий день.

Іноді наймачеві при працевлаштуванні надають кілька ТРК. Запис про прийом на роботу можна вносити за бажанням працівника, в одну з наданих трудових книжок.

Але всі пред'явлені ТРК слід також зберігати в сейфі. Вони знадобляться бухгалтерії для розрахунків трудового стажу .

У нашій країні з 1 січня 2004 року згідно з введені ТРК і вкладиші нового зразка.

Наявні у трудящих документи раніше діючого зразка міняти на нові немає необхідності.

Бланками ТРК і вкладишами роботодавці забезпечуються відповідно до спеціальними службами доставки поліграфічної продукції або іншим способом, передбаченим вказаного нормативного акта.

Обов'язок роботодавця - подбати про те, щоб певна кількість бланків ТРК завжди було в наявності.

Вимагати, щоб працівник самостійно придбав бланк ТРК або вкладиш наймач не має права (п.44 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

Тим більше що бланки, придбані самими працівниками в приватному порядку для оформлення роботодавцям приймати не можна.

Оскільки торгівля ТРК і вкладишами вважається незаконною. Бланк ТРК - це документ суворої звітності.

Це пояснює захисний комплекс, що включає - водяний знак, захисні волокна, хімічний захист, сітку, фарбу, перехід і Мікротест.

Бланк навіть зшитий з допомогою захисних ниток, особливим швом. Заповнювати ТРК слід вручну.

Допускається внесення відомостей в документ за допомогою комп'ютера, але, не маючи попередньо освоєних навичок і подібного досвіду заповнення, від такого кроку краще утриматися, щоб уникнути псування документа.

Роботодавець може вперше оформляти ТРК безкоштовно або з подальшим вирахуванням вартості бланка з виплат при звільненні працівника.

визначення

Офіційне працевлаштування громадянина при оформленні трудової книжки або вкладиша передбачає використання наступних визначень:

Трудова книжка Офіційний документ, що підтверджує факт працевлаштування, або, а також його стаж за відповідним рівнем кваліфікації Бланк трудової книжки Документ суворої звітності, видрукуваний об'єднанням «ГОЗНАК», який набуває, заповнює і зберігає роботодавець Вкладиш Фактичне продовження ТРК, документ суворої звітності, видрукуваний об'єднанням «ГОЗНАК». Купується, заповнюється і вшивається роботодавцем до трудової книжки, якщо в ній більше немає місця для внесення (продовження) записів Титульний лист Перша сторінка ТРК, яка містить повні і точні відомості про робочому

Яка її роль

Щоб зрозуміти, наскільки важлива роль ТРК в житті людини, можна зробити спробу працевлаштуватися без неї.

Представлене кандидатом на вакансію роботодавець, звичайно, з пристрастю вивчить.

Але ж зазначені в резюме дані - це, як правило, власна оцінка навичок, умінь, професіоналізму. А ось до записів у трудовій книжці ставлення у наймачів зовсім інше.

Адже ТРК - практично робоча біографія, в якій за кожну наявну запис відповідають конкретні керівники-роботодавці.

І саме тому довіру вона повинна викликати набагато більшу, ніж резюме. Відсутність ТРК у людини, яка має намір працевлаштуватися, може викликати сумніви або недовіру роботодавців.

Випадки, коли звільнені за прогули, злодійство чи пияцтво співробітники просто-напросто позбавляються від трудового документа - це сьогодні не рідкість.

Відомості ТРК вносяться в загальну базу даних Пенсійного Фонду. Тому іноді виникає потреба в їх уточнення.

Особливо це стосується працівників, трудовий стаж яких почався задовго до впровадження системи персоніфікованого обліку ().

Система враховує відомості про кожного працівника. Введення персоніфікованого обліку та контролю вступників відомостей визначає в майбутньому розміри пенсійного забезпечення трудящого.

А в разі хвороби, дані ТРК, використовуються для підрахунку трудового стажу і розміру виплат за листками непрацездатності.

У деяких випадках трудову книжку потрібно представляти для оформлення закордонного паспорта. Нерідко її копію вимагають в банках для прийняття рішення про видачу.

Нормативна база

при офіційному оформленні працевлаштування громадян наймачі зобов'язані керуватися наступними нормативними актами:

Як оформити титульний лист трудової книжки (зразок заповнення)

Вперше найнятим працівникам ТРК «відкривають», заповнивши в його присутності відповідний бланк. Всі дані вписуються російською мовою.

При місцезнаходження роботодавця на території республіки, що має свою мову, російський текст може бути дубльований іншим етнічним мовою.

Відомості вписуються чорними, синіми або фіолетовим чорнилом пір'яний, гелиевой або кульковою ручкою.

У записах не повинно бути ніяких скорочень, наприклад - в датах рік прописується словом «рік», а не буквою «г» з точкою.

Довгі слова пишуть дрібно, але розбірливо. Перенесення слів на інший рядок дозволений. Зразок заповнення титульного аркуша трудової книжки, в. т. ч. освіту.

В яких випадках зводиться

Для початку слід визначитися з роботодавцями, зобов'язаними заводити, заповнювати і в подальшому вести ТРК. це:

для фізичних осіб - приватнопрактикуючих нотаріусів, адвокатів та інших роботодавців, які підлягають держреєстрації та ліцензуванню виконання вищевказаного законодавства також обов'язково.

У двох випадках наймач зобов'язаний заводити ТРК своєму працівникові. якщо:

До них відносяться:

• приступили до основній роботі 5 днів тому;
• сезонні робітники;
• тимчасові працівники;
• позаштатні співробітники.

Чи не заповнюється ТРК для осіб які уклали. На них положення ТК РФ не поширюються.

Порядок заповнення титульної сторінки

перша або титульна сторінка ТРК, що відображає відомості про робочому, заповнюється чітко і розбірливо, як і весь документ в цілому.

До відомостей, призначеним для внесення в титульний лист, відносяться:

1. Прізвище, ім'я, по батькові громадянина.
2. Дата его народження.
3. Освіта.
4. Професія.
5. Спеціальність.

Графу «ПІБ» потрібно заповнювати, звіряючи дані з паспортом або з іншим документом, що посвідчує особу (військовий квиток, закордонний паспорт, водійські права).

Відео: як заповнити титульний лист трудової книжки?
Після внесення відомості обов'язково перевіряють, т. К. Помилки в титульному аркуші неприпустимі. Бланк з помилками і виправленнями визнають зіпсованим.

Він підлягає знищенню. Дату народження треба записувати блоками - дві цифри повинні позначати число, ще дві - місяць народження, що залишилися чотири - рік народження. Наприклад - 06.09.1976.

Рівень освіти громадян вписується з урахуванням документа, що підтверджує проходження державної підсумкової атестації. До них відносяться:

Останній пункт слід підтверджувати довідками з вузів, заліковими книжками, студентськими квитками.

Скористатися цими документами доведеться і при заповненні графи про професії та спеціальності. Тут слід враховувати багато факторів.

Наприклад, диплом бакалавра свідчить - присуджено ступінь по одному з напрямків профпідготовки, а не присвоєно кваліфікацію.

Випускникам шкіл, які не мають професій і спеціальностей, в цей рядок нічого не вписують до отримання ними освіти.

Ще при заповненні цієї графи потрібно вміти розрізняти «спеціальність» від «кваліфікації». Найчастіше спеціальність - це довге вираження, а скорочення не допускаються.

У рядку, що позначає дату заповнення ТРК, слід використовувати буквене і цифрове позначення.

Причому дата заповнення документа з часом початку роботи може не збігатися - наймачеві дається 5 днів для прийняття рішення про прийом на роботу.

Титульний лист передбачає наявність двох підписів - особи, яка відповідає за ведення ТРК і того, кому книжка і призначається.

Щоб уникнути всіляких нюансів краще не підпис ставити, а прізвище. Писати слід розбірливо, а ще краще друкованими літерами.

Першу сторінку книжки завіряються печаткою того підприємства, на якому вона вперше заповнена або печаткою кадрової служби. Без друку титульний лист і сама ТРК вважається недійсною.

При необхідності внесення змін

У житті людини відбуваються різні події, і, на жаль, часто доводиться проходити довгу і виснажливу процедуру переоформлення, заміни документи.

При зміні персональних даних в трудовій книжці попередні дані закреслюють повністю, нові вписуються поряд, зверху або в продовження цієї ж рядки.

Ніяких «Виправленому вірити» бути не повинно. А зміни слід підтвердити посиланнями на паспорт, свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, вказавши серію і номер документа.

А ось для зміни рядка про освіту закреслювати початковий варіант не треба. Просто вносять новий запис.

Відомості про знову отриманих професіях повинні бути доповненням до раніше існуючих. Посилання на документ також розташовуються на внутрішній частині обкладинки ТРК.

Слід пам'ятати, що навіть найдрібніші неточності і помилки в ТРК можуть привести до досить серйозних і обтяжливим наслідків.

Тому перш ніж ставити свій підпис, потрібно уважно вивчати документ.

приклад документа

Ознайомитися з порядком заповнення сторінок ТРК, наступних за титульним листом, можна на прикладі:

Фото: титульний аркуш трудової книжки

Як бачимо, первинне оформлення ТРК, заповнення всіх рядків документа, внесення нових відомостей про прийнятому працівнику вимагають від роботодавця, кадрової служби або бухгалтерії знань основ ТК РФ та інших нормативних актів.

Це непросте завдання, що вимагає особливої уваги: надто велика відповідальність покладається на кожну цифру або букву в цьому документі.

Щось пропустив, відволікся, не помітив помилки - і працівник може попрощатися зі спокійною, а в подальшому і забезпеченим життям.