1. Поняття і призначення
2. зміст журналу
3. Як запевнити і вести документ?
4. Зразок і правильне заповнення
5. Термін та умови зберігання

Одним з обов'язкових документів, які надають громадяни під час прийому на роботу, є трудова книжка . Після цього вона залишається у роботодавця, який повинен не тільки правильно заповнити, але і зберігати її.

Реєстрація ж кожного отриманого на зберігання документа ведеться в спеціальному документі - журналі (книзі) обліку руху трудових книжок. Призначення цього журналу, а також правила його заповнення і зберігання будуть розглянуті далі.

Поняття і призначення

Книга обліку руху трудових книжок (Книга) являє собою документ, в якому фіксуються всі операції, що відбуваються з трудовою книжкою.

Наприклад, це може бути її прийняття на зберігання від працівника, видача йому її на певний час або назавжди при звільнення .

Наявність цього документа є не просто примхою роботодавців, а обов'язковою вимогою законодавства.

Необхідність вести цей документ встановлена ​​Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудові книжки», а також «Правилами ведення і зберігання трудових книжок ...». Форма книги затверджена Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок».

У разі відсутності документа або його належним чином оформленої керівник може бути притягнутий до адміністративної відповідальності , Яка встановлюється ст. 5.27 КоАП .

Розмір штрафу в цьому випадку складе:

• для посадових осіб - від 1 до 1,5 тис. руб .;
• для осіб, які здійснюють трудову діяльність без створення юрособи - від 1 до 1,5 тис. руб .;
• для юросіб - від 30 до 50 тис. руб.

зміст журналу

У Книгу вносяться дані про всі події, які відбуваються з трудовими книжками працівників, наприклад:

• прийом документа від прийнятого на роботу співробітника;
• оформлення нового в тому випадку, якщо працівник працевлаштовується вперше;
• видача дубліката трудової книжки , якщо це необхідно;
• оформлення в неї нового вкладиша в тому випадку, якщо закінчилися сторінки;
• видача документа співробітникові на руки в разі звільнення.

Записи про всі ці події вносяться до Книги в хронологічному порядку.

Як запевнити і вести документ?

Книга повинна бути заповнена у відповідності з певними законодавчими вимогами, а саме:

1. Тверда обкладинка. Дотримання цієї вимоги бажано, оскільки планується, що документ буде знаходитися у використанні протягом декількох років, а після ще довгий час зберігатися в архіві. Тверда палітурка допоможе зберегти Книгу максимально довго.
2. Відповідність встановленої форми. Правильна форма Книги є в Додатку №3 до зазначеного вище Постановою Мінпраці.
3. Правильна наскрізна нумерація. Документ обов'язково повинен бути пронумерований, причому допускається робити це як на сторінках, так і на аркушах. Головною метою цього є не допустити в подальшому, щоб окремі листи Книги були вилучені або замінені.
4. правильна прошивка і опломбування . Прошивається Книга з дотриманням тих же вимог, що і для більшості інших документів. Нитки прошивки, а також заверительная запис повинні бути скріплені пломбою або сургучною печаткою. Що стосується їх заміни на звичайну паперову наклейку, то правилами ці закони не дозволяють.
5. Наявність певних реквізитів на останній сторінці. Тут ставиться заверительная запис, яка включає в себе такі дані:
   • назва документу;
   • число сторінок або аркушів, в залежності від способу нумерації (повинно бути вказано як цифрами, так і прописом);
   • дата закладу документа;
   • підпис, посада та ПІБ особи, яка посвідчує Книгу.

Що стосується інших посадових осіб (заступника керівника, бухгалтера, співробітника відділу кадрів), то вони ні за яких обставин не мають на це право.

Важливою особливістю Книги є той факт, що вона ведеться не один календарний рік, як більшість кадрової документації компанії, а до повного закінчення сторінок. Чим менше співробітників працює в компанії і чим нижче рівень плинності кадрів, тим більший термін можна буде нею користуватися.

За тривалий період заповнення документа не виключена можливість того, що в ньому можуть виникнути помилки. У законодавстві не міститься чіткої інструкції по їх виправлення , Тому можливі різні варіанти. Найбільш надійний - це внесення під помилковим записом позначки про те, що вона вважається недійсною (із зазначенням її номера). Далі можна вносити вже правильні дані.

У більшості випадків роботодавець повинен визначити відповідальну особу, яка буде відповідати за ведення Книги, оформивши це офіційним наказом. Зазвичай це той же фахівець, який відповідає і за ведення трудових книжок. Залежно від масштабів компанії це може бути:

• секретар;
• співробітник відділу кадрів;
• бухгалтер;
• діловод;
• фахівець з персоналу і т. п.

Зразок і правильне заповнення

Заповнюється Книга відповідальною особою від руки, записи вносяться в такі графи:

1. Порядковий номер запису. Про кожну подію, яка сталася з трудовою книжкою, запис вноситься під окремим номером.
2. Дата працевлаштування або заповнення книжки. Оскільки найчастіше ці дві дати не збігаються, краще вказати число працевлаштування, причому арабськими цифрами.
3. ПІБ власника документа. Необхідно вносити ці дані повністю, вказівка ​​ініціалів не допускається.
4. Серія і номер книжки (або вкладиша до неї). У цій графі може стояти прочерк, якщо приймається документ зразка 1938 року, оскільки в ньому ці дані відсутні.
5. Посада підлеглого. У цій графі вказується назва посади або спеціальності власника трудової книжки згідно зі штатним розкладом.
6. Найменування місця роботи. Тут потрібно вказати конкретне структурний підрозділ компанії, в яке був визначений підлеглий.
7. Дата і номер наказу про прийом на роботу співробітника. При реєстрації вкладиша в цій графі потрібно поставити прочерк.
8. Підпис особи, яка несе відповідальність за прийом і ведення трудової.
9. Сума, отримана від працівника за заповнення документа. Сума вказується в рублях. Якщо за подібні послуги організація не стягує плату, в графі ставиться прочерк.
10. Дата видачі трудової на руки працівникові при звільненні.
11. Підпис співробітника про отримання документа при звільненні.

Як уже зазначалося, форма Книги затверджена законодавчо і роботодавці повинні обов'язково дотримуватися її. Якщо в компанії ведеться документ старого зразка (до 2003 року), то замінювати його на новий необов'язково, оскільки відмінності в ньому несуттєві (14 граф замість 13).

Якщо ж журнал був оформлений в довільному вигляді, то його потрібно завершити, вказавши в якості причини невідповідність встановленою формою.

Завантажити зразок книги обліку руху трудових книжок можна тут .

Термін та умови зберігання

Книга зазвичай зберігається в тому відділі або підрозділі підприємства, в чиї функції входить оформлення на роботу нових співробітників або їх звільнення. Наприклад, це може бути:

• кадрова служба;
• бухгалтерія;
• секретаріат.

Всі перераховані вимоги до заповнення документа і його правильного зберігання обов'язково повинні дотримуватися, адже при перевірці трудової інспекцією його обов'язково дивляться. Крім попередження, яке може бути винесено роботодавцю в разі виявлення незначних порушень, за більш серйозні недоліки він також може бути і оштрафований .

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!